Tentang S-Office.Id

Aplikasi Smartoffice merupakan salah satu inovasi dalam bidang teknologi informasi dan komunikasi yang dikembangkan untuk mendukung pelayanan administrasi perkantoran di Kementerian Agama. Dimulai dari Pengajuan layanan, disposisi, proses hingga selesai, dilengkapi notifikasi, dan semuanya dikelola oleh satu sistem yang terintegrasi.

Beberapa tujuan dari pengembangan sistem Smartoffice yaitu:

  1. Mengimplementasikan kebijakan terkait e-Government sebagai sarana pendukung dalam mewujudkan pelayanan publik secara praktis dan efisien.
  2. Mewujudkan sistem pengarsipan dokumen secara digital
  3. Meningkatkan kinerja instansi pemerintah
  4. Membangun wadah utama sebagai pusat intergrasi sistem dilingkup pemerintahan

Beberapa manfaat dari implementasi sistem Smartoffice yaitu:

  1. Memudahkan publik dalam mengirim surat secara online ke instansi pemerintah
  2. Memudahkan publik dalam mengetahui/mentracking posisi surat yang dikirimkan ke instansi pemerintah
  3. Memudahkan sistem pengarsipan surat masuk/keluar
  4. Memudahkan pimipinan dalam mendisposisi surat masuk secara mobile
  5. Memudahkan pegawai terutama pimpinan dala mencari surat atau dokumen saat diluar kantor
  6. Mempermudah pengambilan kebijakan
  7. Memudahkan pimpinan dalam melakukan evaluasi dan monitoring
  8. Memudahkan koordinasi dalam lingkup kedinasan
  9. Mengefisiensikan biaya ATK, biaya kurir dan biaya operasional dalam pendistribusian surat
  10. Mempermudah ASN terutama Pimpinan dalam mengakses seluruh data/informasi dari seluruh sistem yang terintegrasi ke Smartoffice
  11. Membantu penyimpanan agenda, pengumuman dan dokumen instansi

Daftar Persyaratan/ Dokumen Layanan

SELURUH DOKUMEN DISCAN (DISATUKAN DALAM PDF) DAN DIUPLOAD KE DALAM FORM PENGAJUAN

Bidang Pendidikan Madrasah (5)
Izin Penelitian di Madrasah (1):
- Surat Permohonan Ijin Penelitian/Observasi dari lembaga resmi

Legalisir Dokumen Piagam (4):
- Mengisi dan menandatangani formulir permohonan pengesahan fotokopi piagam;
- Menunjukkan piagam asli yang akan disahkan;
- Fotokopi piagam yang disahkan paling banyak 10 (sepuluh) lembar;
- Piagam yang dapat dilegalisir adalah piagam yang diterbitkan oleh Kantor Wilayah Kementerian Agama.

Legalisir Dokumen Ijazah Madrasah (2):
- Menunjukkan Ijazah/STTB/SKP Ijazah asli yang akan disahkan
- Fotokopi Ijazah/STTB/SKP Ijazah yang akan disahkan paling banyak 8 (delapan) lembar

Surat Keterangan Penggantian Ijazah (4):
- Pemohon adalah pemilik Ijazah atau yang diberikan kuasa oleh pemilik Ijazah
- Foto copy Ijazah yang hilang atau buku rapor asli, dan/atau dokumen lain yang terkait
- Surat Keterangan Kehilangan dari Kepolisian
- Surat Keterangan Penggganti Ijazah yang dikeluarkan oleh Sekolah asal

Rekomendasi Pindah Sekolah (3):
- Surat Permohonan Rekomendasi pindah sekolah
- Surat Keterangan Pindah Sekolah dari sekolah asal
- Photo copy Raport semester akhir yang dilegalisir

Bidang Pendidikan Agama dan Keagamaan Islam (6)
LAYANAN IZIN OPERASIONAL PROGRAM ULYA WAJAR DIKDAS (9):
- Sudah ber Operasional selama 1 tahun
- Minimal siswa 15 orang
- Daftar guru
- Nama kepala
- Alamat lembaga
- Rekomendasi dari kemenag
- Keterangan kepemilikan tanah ( Gedung dan lahan )
- Profil Pondok
- Akta Notaris

LAYANAN IZIN OPERASIONAL MADRASAH DINIYAH TINGKAT ULYA (9):
- Sudah ber Operasional selama 1 tahun
- Minimal siswa 15 orang
- Daftar guru
- Nama kepala
- Alamat lembaga
- Rekomendasi dari kemenag
- Keterangan kepemilikan tanah ( Gedung dan lahan )
- Profil Pondok
- Akta Notaris

LAYANAN IZIN OPERASIONAL PENDIDIKAN TAKLIMUL QURAN LIL AULAD (9):
- Sudah ber Operasional selama 1 tahun
- Minimal santri berjumlah 15 santri
- Melampirkan daftar guru
- Mencantumkan nama kepala sekolah
- Melampirkan alamat lembaga
- Melampirkan Rekomendasi dari kantor kemenag kabupaten / kota
- Melampirkan poto kopi surat keterangnan kepemilikan lahan dan gedung
- Melampirkan profil Pondok
- Akta Notaris

Legalisir Ijazah Podok Pesantren Salafiyah (PPs) (2):
- Menunjukkan Ijazah/STTB/SKP Ijazah asli yang akan disahkan
- Fotokopi Ijazah/STTB/SKP Ijazah yang akan disahkan sebanyak yang dibutuhkan ditambah 2 lembar sebagai arsip

Layanan Pengajuan Proposal Bantuan Pondok Pesantren/Madrasah Diniyah Takmiliyah/Pendidikan Al-Quran (2):
- Surat Permohonan Bantuan ke Kanwil Kementerian Agama Prov. Jambi
- Proposal yang memuat sejumlah dokumen yang sudah dijilid

Layanan Pengajuan Izin Operasional Pendirian Pondok Pesantren (3):
- Surat Permohonan ke Kanwil Kementerian Agama Prov. Jambi
- Surat Rekomendasi dari Kantor Kementerian Agama Kab/Kota
- Proposal yang memuat sejumlah dokumen persyaratan yang sudah dijilid

Bidang Penyelenggara Haji dan Umroh (0)
Bidang Urais Dan Penyelenggaraan Syariah (6)
Layanan Legalisasi Buku Nikah / Surat Keterangan Status Pernikahan pada Bimas Islam (4):
- Foto copy Buku Nikah
- Menyertakan Buku Nikah
- Foto Copy KTP dan Kartu Keluarga
- Surat Kuasa diatas Materai 6000, Bagi yang mewakili kepengurusan Legalisasi Buku Nikah

Layanan Fasilitasi Konsultasi Pelestarian Perkawinan (2):
- Membawa asli Buku Nikah
- KTP

Layanan Konsultasi Syari’ah dan Paham Aliran Keagamaan (2):
- Foto Copy KTP
- Mengisi Formulir Konsultasi (Materi yang akan dikonsultasikan)

Sertifikasi Halal (12):
- Surat Permohonan Sertifikat Halal
- Formulir Pendaftaran
- Salinan Nomor Induk Berusaha
- Photo Copy Sertifikat Penyelia Halal
- Photo Copy Kartu Tanda Penduduk
- Photo Copy SK Penetapan Penyelia Halal
- Daftar Riwayat Hidup
- Nama dan Jenis Produk
- Daftar Nama Produk dan Bahan / menu /barang
- Proses Pengelolaan Produk berupa Diagram alur proses produk halal
- Photo Copy Sertifikasi Halal (bagi pemohon perpanjangan Sertifikasi Halal)
- Dokumen Sistem Jaminan Halal

Layanan Pengukuran Arah Kiblat masjid/Mushalla (2):
- Surat Permohonan
- Mengisi Formulir

Layanan Bantuan Masjid/Mushalla (10):
- Surat Permohonan ditujukan Kepada Kepala Kantor Wilayah Kementerian Agama Provinsi Jambi
- Surat Rekomendasi dari Kepala Kantor Kementerian Agama Kabupaten/ Kota
- Susunan Pengurus Panitia Pembangunan/Rehab Masjid/ Mushalla dan Nomor Telepon
- Surat Pernyataan Kebenaran dokumen yang ditandatangani oleh Ketua Pengurus/Panitia bermaterai 6000
- Rencana Anggaran Biaya (RAB)
- Surat Keterangan status tanah /Akta Ikrar Wakaf/ Sertifikat
- Gambar Rencana Bangunan
- Foto-foto Kondisi Bangunan
- Foto copy rekening Bank atas nama masjid/mushalla yang masih aktif, diutamakan BSM
- Keterangan terdata pada Sistem Informasi Masjid (SIMAS)

Bidang Penerangan Agama Islam, Zakat dan Wakaf (4)
Konsultasi Wakaf (1):
- Mengisi Formulir Konsultasi Wakaf

Permohonan Penceramah Agama (1):
- Surat Permohonan Penceramah Agama

Permohonan Legalisasi Lembaga Amil Zakat (10):
- Rekomendasi BAZNAS
- Permohonan secara tertulis
- Anggaran dasar Organisasi
- Surat Keputusan Pengesahan sebagai Badan Hukum dari Kementerian Hukum dan HAM
- Susunan pengawas syariat yang sekurang-kurangnya terdiri atas ketua dan 1 anggota
- Surat Pernyataan sebagai Pengawas Syariat yang ditanda tangani oleh masing-masing pengawas syariat (bermaterai)
- Daftar pegawai yang melaksanakan tugas di bidang teknis (penghimpun, pendistribusian, dan pendayagunaan), administratif dan keuangan, dengan jumlah minimal 8 orang pengawas yang dilegalisir pimpinan organisasi kemasyarakatan Islam berskala kabupaten/kota, yayasan berbasis islam, atau perkumpulan berbasis islam
- Photocopy Kartu BPJS Ketenagakerjaan dan BPJS Kesehatan atau asuransi lain bagi pegawai sebagaimana dimaksud diatas
- Surat Pernyataan bersedia diaudit syariat dan keuangan secara berkala diatas materaai dan ditanda tangani oleh pimpinan organisasi/lembaga yang bersangkutan
- Ikhtisar perencanaan program pendayagunaan zakat, infak, sedekah, dan dana sosial keagamaan lainnya baik kesejahteraan umat, paling sedikit 3 kecamatan yang mencakup Nama program, Lokasi Program, Penerima manfaat, Zakat yang disalurkan, Keluaran (output), Hasil (outcome), Manfaat (benefit), Dampak (impact) program bagi penerima manfaat, Surat pernyataan kesanggupan menghimpun zakat/infak/sedekah/d

Rekomendasi Kegiatan Keagamaan (5):
- Surat Rekomendasi dari Kepala Kantor Kementerian Agama Kabupaten/Kota lokasi pelaksanaan kegiatan keagamaan
- Proposal Kegiatan
- Untuk kegiatan keagamaan tingkat nasional/internasional melampirkan legalitas kelembagaan baik berupa akta notaris atau Kementerian Hukum dan HAM RI
- Fc. Paspor dari para pembicara yang berasal dari luar negeri
- Surat Pernyataan (bermaterai)

Tim Kerja Perencanaan Dan Program (1)
Layanan Data dan Informasi (3):
- Surat resmi dari Instansi atau Institusi
- Mengisi Formulir Permohonan
- Foto copy KTP (identitas)

Tim Kerja SDM Aparatur (7)
Izin Belajar Bagi PNS Kemenag (13):
- Surat Pengantar dari Pimpinan Organisasi/ Instansi
- Fotokopi SK CPNS (Legalisir)
- Fotokopi SK PNS (Legalisir)
- Fotokopi SK Pangkat Terakhir (Legalisir)
- SKP 2 Tahun Terakhir
- Surat pernyataan tidak mutasi
- Surat pernyataan tidak mengganggu jam kerja
- Surat pernyataan tidak berhak menuntut penyesuaian ijazah
- Asli surat keterangan sebagai mahasiswa aktif dari perguruan tinggi
- Asli jadwal perkuliahan dari perguruan tinggi yang dilaksanakan di luar jam kerja kantor
- Surat keterangan akreditasi jurusan minimal terakreditasi B
- Asli surat keterangan dari perguruan tinggi yang menerangkan tentang profil perguruan tinggi termasuk alamat lengkap dan radius lokasi PT dari tempat tugas PNS yang bersangkutan
- Sudah PNS selama 2 tahun

Tugas Belajar Bagi PNS (10):
- Surat Pengantar dari Pimpinan organisasi
- Asli Surat Keterangan pemberian Beasiswa dari Sponsor
- Asli Surat Keterangan dari Perguruan Tinggi yang menyatakan bahwa PNS yang bersangkutan diterima sebagai mahasiswa
- Surat Pernyataan yang menyatakan kesediaan untuk melaksanakan tugas belajar sesuai dengan ketentuan yang berlaku
- Asli Surat Perjanjian Tugas Belajar yang dikeluarkan oleh pihak sponsor yang berlaku
- Fc. Sah SK CPNS
- Fc. Sah SK PNS
- Fc. Sah SK Pangkat Terakhir
- SKP 2 Tahun Terakhir
- Jarak tempuh dari tempat tugas ke tempat kuliah

Rekomendasi Paspor Pendidikan dan Keagamaan (7):
- Surat Permohonan dari Lembaga Penjamin
- Fc. KTP
- Fc. KTP Penjamin
- Fc. Kartu Keluarga
- Piagam Lembaga/Yayasan
- Surat Keterangan dari Penjamin yang menerangkan bahwa yang bersangkutan adalah benar santri/siswa dari lembaga yang bersangkutan
- Untuk pemohon dari tempat ibadah, harus ada surat keterangan dari desa dimana tempat ibadah tersebut berada

Legalisir Dokumen Kepegawaian (2):
- Dokumen Asli (Kecuali SK)
- Fotokopi Dokumen

Rekomendasi Izin Belajar Agama Bagi WNA (7):
- Surat permohonan dari lembaga penjamin yang ditujukan kepada Kepala Kanwil Kemenag Provinsi Jambi
- Fotokopi PASPOR WNA yang bersangkutan
- Fotokopi KTP Penjamin yang masih berlaku
- Surat pernyataan dan Jaminan bermaterai Rp. 6000,- dari lembaga penjamin
- Biodata pemohon/ CV pemohon
- PAS FOTO 4x6 (1 lembar) pemohon (WNA yang bersangkutan)
- Surat Keterangan Domisili

Rekomendasi RPTKA (Rencana Penggunaan Tenaga Kerja Asing) Dan IMTA Bagi WNA (5):
- Surat Permohonan dari Lembaga Penjamin
- Fc. Paspor TKA
- Fc. KTP Penjamin(Direktur Perusahaan)
- Pas Photo 4x6 (1 lembar) Pemohon
- Fc. SK dari Pembinaan Penempataan Tenaga Kerja dan Perluasan Kesempatan Kerja

Rekomendasi Izin Tinggal Terbatas (ITAS) Bagi WNA (7):
- Surat Permohonan dari Lembaga Penjamin
- Fc. Paspor TKA
- Fc. KTP Penjamin yang masih berlaku
- Surat Pernyataan dan Jaminan bermaterai dari lembaga penjamin
- Biodata/CV Pemohon
- Pas Photo 4x6 (1 lembar) Pemohon
- Surat Keterangan Domisili

Tim Kerja KUB dan Layanan Umat Konghucu (0)
Tim Kerja Kehumasan dan Data Informasi (5)
Permohonan Rohaniawan (1):
- Surat resmi dari instansi atau institusi yang mengajukan permohonan

Pengajuan Izin Magang Pada Kanwil (2):
- Surat Permohonan Ijin Magang resmi dari Institusi
- Foto copy Kartu Mahasiswa/KTP (identitas)

Permohonan Audiensi dengan Ka. Kanwil (1):
- Surat resmi dari Instansi atau Intitusi

Layanan Pengaduan Masyarakat (4):
- Bukti pengaduan masyarakat baik berupa lisan, tulisan, email, telepon, faksimili, sms, website, dll.
- Foto copy KTP (identitas)
- Nomor telepon/faksimile yang dapat dihubungi
- Nama email

Layanan Upload Informasi Penting (2):
- Berkas informasi penting yang akan di upload (baik dalam soft copy maupun hard copy).
- Formulir permohonan upload informasi penting.

Tim Kerja PTSP dan Ketatausahaan (2)
Tata Persuratan (Surat Masuk) (3):
- Surat dengan alamat surat dinas (ditujukan kepada Kepala Kanwil/ u.p yang dituju) dan bukan surat perorangan/ surat yang salah alamat
- Surat harus ada stempel, tanda tangan pengirim surat, lampiran dan kelengkapan lainnya
- Ada tanda terima surat untuk surat yang dikirim oleh kurir

Tata Persuratan (Surat Keluar) (5):
- Berasal/ dimintakan oleh bidang/pembimas/subbagian
- Memakai kop surat Kanwil Kemenag Provinsi Jambi
- Rangkap 2, 1 untuk dikirim dan 1 untuk arsip
- Format dan susunan sesuai dengan aturan naskah dinas yang berlaku dilingkungan Kementerian Agama
- Sudah diparaf dan ditandatangani oleh pejabat yang berwenang

Pembimas Kristen (0)
Pembimas Katolik (3)
Permohonan Sebagai Nara Sumber pada Bimas Katolik (1):
- Surat Permohonan sebagai nara sumber

Legalisasi Buku Nikah/Surat Keterangan Status Pernikahan pada Bimas Katolik (4):
- Foto copy buku nikah
- Menyertakan buku nikah asli
- Foto copy KTP dan Kartu Keluarga
- Surat kuasa diatas materai 6000, bagi yang mewakili kepengurusan legalitas buku nikah

Legalisasi Ijazah pada Bimas Katolik (4):
- Foto copy ijazah/STTB
- Menyertakan Ijazah/STTB Asli
- Foto copy KTP dan kartu Keluarga
- Surat Kuasa diatas materai 6000, bagi yang mewakili kepengurusan legalisasi ijazah/STTB

Pembimas Hindu (0)
Pembimas Budha (0)
Pembimas Khonghucu (0)
Tim Kerja Keuangan dan Perbendaharaan (0)
Tim Kerja Ortala dan Hukum (0)
Tim Kerja BMN dan Urusan Kerumahtanggaan (0)

Login Petugas

Cek Status

Pengajuan/ Permohonan Layanan

lihat daftar persyaratan/ bahan dokumen yang harus diupload
Sebelum melanjutkan mengisi form di bawah ini, silakan siapkan (scan) dokumen persyaratan terlebih dahulu

Pengaduan/ Keluhan